Hợp pháp hóa lãnh sự là thủ tục chứng nhận con dấu, chữ ký, chức danh trên tài liệu nước ngoài bởi cơ quan có thẩm quyền (Bộ Ngoại giao hoặc Đại sứ quán/Lãnh sự quán) để tài liệu đó được công nhận và sử dụng hợp pháp tại Việt Nam. Quy trình này chỉ xác thực hình thức, không chứng nhận nội dung.
Các nội dung chi tiết:
– Mục đích: Đảm bảo tài liệu được cấp bởi một quốc gia đáp ứng các tiêu chuẩn pháp lý để sử dụng tại quốc gia khác (ví dụ: kết hôn, lao động, du học).
- Chứng nhận lãnh sự và Hợp pháp hóa lãnh sự là gì?
“Chứng nhận lãnh sự” là việc cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam chứng nhận con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu của Việt Nam để giấy tờ, tài liệu đó được công nhận và sử dụng ở nước ngoài.
“Hợp pháp hóa lãnh sự” là việc cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam chứng nhận con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu của nước ngoài để giấy tờ, tài liệu đó được công nhận và sử dụng tại Việt Nam.
- Tại sao phải chứng nhận lãnh sự và hợp pháp hóa lãnh sự?
Mọi giấy tờ, tài liệu của nước ngoài để được công nhận và sử dụng tại Việt Nam, hoặc của Việt Nam muốn sử dụng tại nước ngoài thì phải được hợp pháp hóa lãnh sự (trừ những trường hợp giấy tờ, tài liệu thuộc diện được miễn hợp pháp hóa lãnh sự). Như vậy, căn cứ quy định này, giấy tờ, văn bản do cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài cấp phải được hợp pháp hóa lãnh sự trước khi thực hiện chứng thực bản sao hoặc dịch thuật công chứng.
3.1. Hồ sơ hợp pháp hóa lãnh sự tại Bộ Ngoại giao
– 01 Tờ khai hợp pháp hoá lãnh sự theo mẫu số LS/HPH-2012/TK.
– Bản chính giấy tờ tùy thân (chứng minh nhân dân, CCCD, hộ chiếu hoặc giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu) đối với trường hợp nộp hồ sơ trực tiếp; hoặc 01 bản chụp giấy tờ tùy thân đối với trường hợp nộp hồ sơ qua đường bưu điện. Giấy tờ này không cần phải chứng thực.
– Giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự (đã được cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự hoặc cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của nước ngoài chứng nhận).
– 01 bản chụp giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự.
– 01 bản dịch giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự sang tiếng Việt hoặc tiếng Anh (nếu giấy tờ, tài liệu đó không được lập bằng các thứ tiếng này). Bản dịch không phải chứng thực. Người nộp hồ sơ phải chịu trách nhiệm về tính chính xác của bản dịch.
– 01 bản chụp bản dịch giấy tờ, tài liệu.
– 01 phong bì có ghi rõ địa chỉ người nhận (nếu hồ sơ gửi qua đường bưu điện và yêu cầu trả kết quả qua đường bưu điện).
Lưu ý: Trường hợp cần kiểm tra tính xác thực của giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự, cán bộ tiếp nhận hồ sơ có thể yêu cầu người đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự xuất trình bổ sung bản chính giấy tờ, tài liệu có liên quan và nộp 01 bản chụp giấy tờ, tài liệu này để lưu tại Bộ Ngoại giao.
3.2. Hồ sơ hợp pháp hóa lãnh sự tại Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài
Người đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự nộp 01 bộ hồ sơ gồm:
– 01 Tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự theo mẫu quy định;
– Xuất trình bản chính giấy tờ tùy thân đối với trường hợp nộp hồ sơ trực tiếp;
– 01 bản chụp giấy tờ tùy thân đối với trường hợp nộp hồ sơ qua đường bưu điện;
Giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự, đã được chứng nhận bởi Bộ Ngoại giao hoặc cơ quan có thẩm quyền khác của nước ngoài nơi có Cơ quan đại diện Việt Nam hoặc Cơ quan đại diện Việt Nam kiêm nhiệm;
bản dịch giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự sang tiếng Việt, tiếng Anh hoặc tiếng nước ngoài mà cán bộ tiếp nhận hồ sơ có thể hiểu được, nếu giấy tờ, tài liệu đó không được lập bằng các thứ tiếng trên;
3.3. Địa điểm nộp hồ sơ
Địa điểm nộp hồ sơ đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự như sau:
Hợp pháp hóa lãnh sự tại Bộ Ngoại giao
Tại Cục Lãnh sự (Bộ Ngoại giao).
Tại Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh (Bộ Ngoại giao).
Tại trụ sở của các cơ quan Ngoại vụ địa phương được Bộ Ngoại giao ủy quyền tiếp nhận hồ sơ hợp pháp hóa lãnh sự.
Hợp pháp hóa lãnh sự tại Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài
Tại trụ sở Cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự hoặc cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài (sau đây gọi là Cơ quan đại diện) có thẩm quyền hợp pháp hóa lãnh sự ở nước ngoài.
